档案是指人们在各项社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性 。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为"册"，周代叫做"中"，秦汉称作"典籍"，汉魏以后谓之"文书"、"文案"、"案牍"、"案卷"、"簿书"。现统一称作"档案"。

  档案无处不在。照片、各类证书、工作履历、签订的合约、设备说明书和发票……档案所具有的“原始记录性”和“凭证价值”是任何资料无法替代的。没有档案，就没有了可供查考的历史，就不能总结和提高，就不能促进发展。随着社会的发展，档案在人们工作和生活中发挥着极其重要的作用，拥有一份完整的档案可以解决许多纠纷，保障合法的权益。
在古代 爲了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會采用石灰和石棉等含堿性較強的天然材料，因爲在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。

 就存放條件來說，國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房(含膠片室、磁帶室)的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。由此可見檔案庫房的存儲條件的嚴苛，這樣才能有效的保存紙質檔案。

就管理中心當前而言，對紙質檔案的保護主要有兩種方式，一是是紙質文檔存入檔案室進行標准化管理——防老化、防潮、防蟲、防煙方面都要求都很嚴格，因爲紙質檔案具有易損壞、無法再生的特點，良好的存檔環境利于保持檔案的原始狀態；二是電子化存檔——運用紙質文檔與電子雙軌制進行保存，實現文檔一體化管理。

另外，檔案需要按照一定的次序排列和存放于庫房之中，使之在檔案室內形成一定順序。這樣更便于管理。

也可以存放于恒溫恒濕櫃內